INTENDANCE ZONE

Cours de sauvegarde... et de restauration !

Contenu :

Principes généraux
Qu'est que ZIP ?
Sauver GFC Windoze
Sauver GFC DOS
Sauver STAR
Sauver GTI
Nota sur la migration (changement de machine d'accueil) des applications DOS
Sauver son boulot bureautique

Principes généraux de la sauvegarde

1) Objectifs : la sauvegarde sert à nous protéger d'abord contre nos propres bêtises, accessoirement contre les pannes du matériel, les vols, les incendies et les virus informatiques. C'est important d'en avoir conscience pour bien la réaliser. A priori, le matériel informatique est beaucoup plus fiable que nous !

2) La notion de fiabilité selon le matériel : le matériel les plus fiables pour la sauvegarde sont présentés ci-dessous dans un classement du plus fiable au plus nul, de a) à z). Imprégnez-vous de cet hiérarchie pour imaginer comment concrètement vous allez procéder.

a) Le disque dur de votre poste de travail
b) Un autre disque dur (auquel on accède par le réseau)
c) Un serveur quelque part sur l'Internet (par ex. en vous envoyant les fichiers sur un compte de courriel type Caramail ou Hotmail créé à cet effet)
d) Un outil spécifique à la sauvegarde (bande, Zip ou autre dique dur externe de technologie raisonnablement récente)
e) Un CD gravé
f) Un CD gravé réinscriptible
g) Un gadget à puce mémoire comme les "clés USB"
(...)
x) Des cartes perforées
y) La mémoire éléphantesque de ma tante Héloïse
z) Des disquettes

3) Redondance, coûts et temps : Compte-tenu que la liste ci-dessus suppose qu'aucun de ces moyens de sauvegarde n'est parfait, il faudrait que vous en choisissiez deux ou moins. Personnellement, j'ai choisi mon disque dur, celui de ma secrétaire, et des CD réinscriptibles régulièrement, plus des CD à écriture unique de temps en temps.
Sachant qu'un graveur de CD coûte 50 €cus (soit 20 de plus qu'un lecteur CD tout bête), que le réseau est à peu près généralisé dans nos administrations et que les CD coûtent entre un et deux €cus, j'estime mon coût global des sauvegardes à environ 20 €cus par an, tout compris.
Mis à part le temps passé à rédiger des sites pour les collègues, mes opérations de sauvegarde me prennent deux minutes par jour, plus dix minutes tous les 15 jours pour faire de jolis CD. Ca représente encore un quart d'heure par semaine me direz-vous ? Ouuui, je sais que c'est beaucoup dans une intendance, mais auparavant avec les disquettes, vous vous rappelez le temps que ça prenait ? Vous ne le faisiez pas ? Alors vous avez eu des ennuis et vous appliquerez mes conseils sans sourciller. Vous n'avez pas eu d'ennuis tout de même ? S'il-vous-plait alors, merci de m'envoyer vos propositions de chiffres pour le loto !

4) Périodicité des sauvegardes : je fais ici trois propositions. A vous de choisir entre : à chaque opération, tout le temps, ou trois fois par jour. Une fois ce choix stratégique opéré, vous constaterez l'importance d'utiliser des systèmes de sauvegarde simples et rapides.

5) Comment répliquer les sauvegardes : comme je le suggérais ci-dessus, l'endroit le plus fiable (bien que le plus exposé) pour mettre vos sauvegardes, c'est le disque dur de votre bécane, autrement dit c: (on est encore pour quelques temps sous des systèmes Micro$oft). Donc, toutes vos sauvegardes seront faites en principal dans, mettons, le répertoire créé à cet effet c:\sauvegardes par exemple.
Par la suite, vous pourrez tout simplement massivement copier le contenu de ce répertoire, via le réseau sur le disque d'une autre machine, ou sur une disquette Zip, ou en gravant un CD... Ca se fait avec l'Explorateur Windows et c'est très facile et très agréable, en quelques clics.
L'important est que vos sauvegardes soient cohérentes d'un support à l'autre, et qu'en cas de défaillance d'un outil, celui de secours vous permette de récupérer exactement la même chose que ce que vous avez perdu. Ca paraît simple, mais combien d'entre nous le faisons ?

6) Où ranger les sauvegardes : la bonne réponse est AILLEURS que sur le capot de la machine. Le coffre fort c'est pas mal, le bureau d'à côté ça peut aller, votre logement c'est encore ce qu'il y a de mieux. En effet, si vous subissez un incendie (ça arrive, c'est arrivé à une collègue a 3 kilomètres de chez moi en 2003), autant avoir quelque chose un peu éloigné du sinistre, même si c'est de la semaine d'avant !

7) Combien de temps conserver les sauvegardes ? AU MOINS l'année budgétaire concernée complète, rédaction du COFI comprise. Imaginez : en février de l'année n+1, au moment d'emballer le compte financier, vous ne remettez plus la main sur la DBM pour info du mois de mars... Même si toutes les bascules (etc etc) sont passées, vous reprenez la sauvegarde de mars de l'année n, et vous réimprimez votre DM sauvagement : l'honneur est sauf, et ça vous prendra le temps d'imprimer plus une minute de manipulations.

Qu'est-ce que "ZIP" ?

ZIP (trois majuscules) est le nom donné à un algorithme de compression des données qui a rencontré suffisamment de succès pour être considéré comme un standard. Il s'agit de passer les informations à la moulinette pour qu'elles prennent moins de place. Généralement, après ce n'est pas immédiatement utilisable, il faut "déZIPper", ça se fait avec le même logiciel.

Quel logiciel pour le ZIP ?
Winzip n'est pas le seul logiciel qui permette de manipuler des fichiers ZIPpés, loin de là. En effet, l'algorithme est public, et une foultitude de logiciels existent pour cela. Parmi eux, tout plein sont libres et gratuits. J'ai sélectionné pour vous ICEOWS, qui a l'avantage d'être entièrement en français, rapide et agréable d'utilisation. Si vous n'avez pas la trace d'achat de licences de Winzip dans votre établissement, faites-le supprimer de toutes les machines, manu militari au besoin, et remplacer par un logiciel que l'établissement a le droit d'utiliser.

Qu'existe-t-il d'autre que ZIP ?
Plein de choses : TAR, RAR, ARJ, LZH, LHA, ICE, et d'autres encore, pourront parfaitement être utilisés avec Iceows. Il y a aussi des formats de compression spécialisés, vous en avez déjà entendu parler : JPG, GIF ou PNG pour les images, MP3 ou OGG pour le son, MPEG ou DivX pour la vidéo... Ceux-ci sont utilisés directement par les logiciels spécifiques à leur domaine d'application.

Pourquoi utiliser ZIP ?
Pour plein de bonnes raisons : tout d'abord, ça prend moins de place. Dans le cas d'une compta géné DOS complète, cinq fois moins. Comme ça prend cinq fois moins de place, on pourra en faire cinq fois plus sur le même support (pour faire des sauvegardes de manière complètement maniaque), mais aussi ça va cinq fois plus vite pour les copier, les transférer... Ensuite, au lieu d'un répertoire avec des centaines de fichiers, vous n'avez plus qu'un seul fichier gnagna.ZIP, qui contient tout ce que vous désiriez y mettre : c'est plus facile et plus rapide à manipuler par l'ordinateur comme pour vous.

Le lecteur Zip
L'entreprise Iomega a conçu un lecteur-enregistreur de disquettes de haute capacité (de 100 Mo à 750 Mo selon les modèles), fiable et bon marché, adapté aux besoins de sauvegarde qui sont les nôtres. Tout ceci serait parfait, si Ioméga n'avait eu l'idée sournoise d'appeler le lecteur et ses disquettes du nom de Zip (je l'écris avec une seule majuscule). Dès lors, nécessairement, cette homonymie devait s'ajouter aux motifs de migraine des novices en informatique.

ZIP ou Zip ?
Il en est comme des poux et des papous : pour ZIPper un fichier ou un ensemble de fichiers, vous n'avez pas besoin d'un lecteur Zip, ni même d'ailleurs de Winzip. Les fichiers ZIPpés ne sont pas toujours sur une disquette Iomega Zip, et les disquettes Iomega Zip peuvent contenir bien d'autres choses que des fichiers ZIPpés.Cependant, les deux s'associent avec bonheur, puisque vous mettrez cinq fois plus de sauvegardes sur votre disquette Zip si vous ZIPpez votre GFC Dos.

ZIP est partout !
Je disais plus haut que la compression ZIP est devenue un standard de fait ; vous la rencontrerez dans deux applications qui vous concernent : le module de sauvegarde de GFC Window$, et OpenOffice, le logiciel de bureautique que vous adopterez après avoir lu ceci. Cela veut dire que les fichiers générés par ces applications sont déjà compressés, et qu'a priori il n'est pas utile de les ZIPper encore, ils ne prendront pas moins de place. Cependant ZIPper un ensemble de fichiers même déjà compressés peut s'avérer utile, pour en faciliter la manipulation : il est plus aisé de copier via le réseau un fichier ZIP de 10 Mo que cent images de 100 ko.

Sauvegarde des données de GFC version Interbase sous Window$

Les services informatiques de l'EN sont formels : il ne faut en aucun cas tenter de sauvegarder la comptabilité GFC Window$ autrement qu'avec l'outil ci-dessous. En effet, Interbase (le moteur de base de données à l'origine de tout dans cette affaire) fonctionne en intéraction avec Window$ (le malheureux !), et toute restauration "sauvage" par des copier-coller artisanaux planterait irrémédiablement le logiciel, immédiatement ou un peu plus tard.

Le module de sauvegarde fourni est simple à utiliser. Pensez simplement à l'utiliser TRES souvent. Les fichiers de sauvegarde ne sont pas encombrants.

Attention : ça serait trop beau que l'on puisse sauver en passant d'une fenêtre à l'autre, sans même fermer le logiciel. Mais c'est paraît-t-il dangereux et vous devrez impérativement, sans que le module de sauvegarde vous y oblige (vous devrez donc y penser tout seul), fermer entièrement votre compta avant d'ouvrir l'outil de sauvegarde.

Mon fond d'écran : www.pinkpigpage.com

On vous demande alors de préciser ce que vous sauvez. Soyez fin(e), ne sauvez pas tous les jours la préparation budgétaire qui n'a pas été modifiée depuis novembre. En déployant les "outils Borland" sur l'image ci-dessus, on peut demander à sauver l'historique des sauvegardes elles-mêmes, ce qui peut être utile. Tâchez d'y penser une fois par mois environ, ça ne fera de tort à personne et ça peut s'avérer salvateur.

Puis il faut préciser où mettre la sauvegarde. Ma réponse : toujours au même endroit, dans votre disque dur ! Créez un réperoire à cet effet. Je préconise c:\sauvegardes

Si vous souhaitez mettre ces sauvegardes ailleurs, pour prévenir une défaillance du disque dur, alors vous copierez les fichiers sur un autre support en les prenant là. Ce serait du temps perdu et des complications que de lancer le module de sauvegarde pour sauver par exemple sur une disquette Zip. Et puis ça mettrait le bazar dans les numéros d'ordre de sauvegarde (cf. ci-dessous). Votre objectif numéro 1 : avoir tout un tas de fichiers de sauvegarde bien classés, le tas en question existant en plusieurs exemplaires, dont un CD ou un Zip caché dans le tiroir de vos sous-vêtements ;-)

Enfin, le module de sauvegarde vous demande de préciser une étiquette, et là vous pouvez indiquer
liquidations vérifiées avant mandat bord 5, ou
OR en cours à terminer suite à versement subventions...
Il est impératif de préciser cette étiquette, sans quoi vous ne pourrez pas appuyer sur le joli bouton "exécuter" qui clôt le travail.

Restauration

Le module crée un fichier au format ZIP, potentiellement ouvrable avec un logiciel de décompression que vous utilisez légalement, comme Iceows. Mais ce qui est dedans n'est pas exploitable par le commun des mortels ! Ce fichier a pour nom la date de sa construction et l'éventuel numéro d'ordre dans la journée.

Il faut donc utiliser l'outil de restauration fourni, qui seul permet de faire fonctionner à nouveau correctement la comptabilité. L'EN précise bien que si les sauvegardes doivent être faites sans compter, les restaurations doivent se limiter aux cas de nécessité absolue. Si vous avez fait des erreurs dans votre travail, vous devriez leur trouver un traitement comptable.

Dans cette optique, le Ministère a prévu un blocage interdisant la restauration, ce qui paraît ahurissant. Lorsqu'on demande la restauration, il faut montrer patte blanche en répondant par un mot de passe à chaque fois différent. L'outil de calcul du mot de passe est enfin disponible; vous le trouverez alors en téléchargement ici, si vous ne l'aviez pas déjà.

Civisme toujours : si vous avez du restaurer suite à un plantage de la base, tâchez de faire le descriptif le plus complet possible du problème, et faites-le remonter pour éventuelle correction du problème par les Hautes Autorités. L'idéal est de faire une sauvegarde de la base erronée avant de restaurer, et de signaler à votre service de maintenance que vous tenez cette sauvegarde à sa disposition. Ca évitera peut-être à un collègue de connaître le même désagrément.

Une fois décrypté, le module de restauration vous propose donc la liste de vos (nombreuses) sauvegardes dans un ordre chronologique correct, en précisant l'étiquette que vous avez saisie. A vous de choisir et de repartir au boulot !

Maintenant, enfin, que nous pouvons restaurer à peu près à volonté, il devient possible de migrer la comptabilité, pour les originaux qui travailleraient le ouiquende (ça ce n'est guère original) sur leur machine perso (on s'en approche). Dans ce cas sauvez au bureau, restaurez à la maison, et inversement le lundi matin. Attention, vous êtes prévenu que le Ministère et les concepteurs de GFC sont très réservés quant à cette pratique !

Sauvegarde des données de GFC DOS

Oubliez le module de sauvegarde proposé au démarrage du logiciel, il est fait pour sauver sur disquettes, et nous sommes d'accord sur le fait que c'est à peu près aussi efficace que de dicter votre balance par téléphone à votre grand-mère. Travaillons sérieusement et efficacement.

L'arme absolue est l'Explorateur Windows, assisté par un logiciel de compression et décompression. J'utilise Iceows, auquel on accède par un simple clic du bouton droit de la souris sur le fichier ou le répertoire que l'on veut compresser. Il peut générer des fichiers ICE qui lui sont spécifiques, et un peu plus petits que les fichiers ZIP, mais pour permettre un accès plus universel aux sauvegardes, mieux vaut en rester au format ZIP habituel.

Je me contente de générer un fichier compressé contenant tout le répertoire c:\gfc(ou f:\comgfc pour les adeptes du réseau).Dans mon petit collège ça représente à peu près 2 Mo. A priori, vous aurez un fichier nommé gfc.zip. Renommez-le en
gfc_03-06-14_avant_valid_FQE_7.zip, ou
gfc_04-01-10_avant_bascule_et_lancement_cofi.zip.
Notez bien que l'on ne peut pas utiliser le slash (/) dans un nom de fichier ; dans mes exemples ici j'ai mis des tirets bas (_) mais les espaces sont autorisés.

Vous avez remarqué, je mets la date à l'envers : l'année d'abord, puis le mois, puis le jour. Ca permet d'avoir les fichiers classés par l'ordinateur toujours dans l'ordre chronologique correct. Je laisse le nom GFC en tête, pour la clarté mais aussi parce que vous allez faire des sauvegardes de GFE, GTI et STAR de la même manière : vous pourrez tout mettre au même endroit, c'est plus pratique pour la réplication de le sauvegarde.

Bref, votre fichier compressé a normalement été placé par défaut dans la racine du disque dur (c:\), une fois correctement nommé, déplacez-le dans le fameux répertoire unique des sauvegardes prêtes à repartir en gravure de CD.

Restauration

C'est enfantin !

Commencez par renommer le répertoire c:\GFC en
c:\gfc_désactivé_le_14-06_erreur_dans_la_FQE_7,
par exemple. Comme ça, si ça se passe mal ou si vous avez un scrupule, vous pourrez le récupérer facilement en changeant à nouveau ce nom.

Ensuite, décompressez votre fichier de sauvegarde (par ex)
gfc_03-06-14_avant_valid_FQE_7.zip,
et vous aurez un répertoire GFC complet prêt à fonctionner. Placez-le dans la racine du disque dur (c:\) ; si l'ordinateur vous insulte, c'est que vous avez oublié de renommer celui en cours. Voilà, vous pouvez relancer la compta, elle tournera comme à la seconde où vous aviez sauvegardé. Ultérieurement, vous songerez à supprimer la branche morte (le répertoire contenant des erreurs que vous aviez renommé "désactivé" dans un premier temps).

Notez bien que vous aurez un logiciel exactement en l'état du moment de la sauvegarde, et tout à fait en état de marche. Cela veut dire qu'il n'y aura pas de problèmes du fait d'une mise à jour du logiciel depuis votre sauvegarde, ou quelque chose comme cela. Si vous souhaitiez reprendre votre compta 1999 là où elle en était, en Francs et tout et tout, ça marcherait parfaitement avec ce système.

Pourquoi utiliser un logiciel de compression et faire des fichiers ZIP ? Tout d'abord parce que vous devrez faire des sauvegardes très nombreuses. Donc autant ne pas gaspiller de place, même si les disques durs de nos machines ont une capacité dix fois supérieure aux besoins. Ensuite parce que c'est plus propre, un fichier avec un nom clair par sauvegarde, et il n'y a pas de micmac possible. Ensuite, pour sauvegarder, c'est du temps de gagné et de la place économisée sur les supports (50 sauvegardes au lieu de 10 sur un petit Zip 100 Mo, c'est pas du luxe).

D'autre part, ainsi vous ne corrompez jamais une sauvegarde. Je m'explique : quand je restaure ma compta dans l'état où elle était la veille (avant toutes les stupidités que j'ai faites aujourd'hui), je décompresse ma sauvegarde, et si demain je me rends compte que j'ai encore besoin de la même chose, et bien mon fichier ZIPpé est fidèle au poste. Avant de procéder ainsi, je pratiquais la copie brute du répertoire GFC, et je restaurais en renommant et déplaçant ce répertoire. Ce qui m'a joué des tours, puisque je modifiais ma sauvegarde et je me retrouvais contraint, en cas de nouvelles erreurs, de revenir à celle d'encore avant !

Les fichiers ZIPpés seront envoyés tous les soirs par le réseau vers le disque dur d'une autre machine de l'intendance, gravés sur CD-RW (réinscriptible) avec l'aide d'un utilitaire tel que In-CD (fourni avec Nero), qui vous permet d'écrire sur le CD "comme sur une disquette". Et de temps à autre, vous ferez une gravure sur CD-R (écriture unique) que vous rapporterez à la maison.

Sauvegarde de STAR

Je vous propose de faire exactement comme ci-dessus pour GFC, c'est vraiment le plus efficace et le plus rapide. Le répertoire à sauver est tout simplement le répertoire c:\STAR. A cet endroit sont consignées les données, pas le logiciel (qui se trouve derrière c:\appli) : le volume de données est donc modeste. Cela veut dire que si votre STAR est implanté sur une vieille machine d'avant guerre (de Thétchénie ou autre), vous pourrez compresser au format ZIP les données seules, elles seront suffisamment petites pour être transportées (pas sauvées !!!) sur une disquette pour rejoindre un bel ordinateur fiable, en réseau, disposant d'un lecteur Zip, du réseau, d'un graveur de CD ou tout autre gadget utile à la sauvegarde pérenne.

Dans un temps antérieur, j'avais rédigé une petite procédure (à ce stade d'amateurisme ça ne s'appelle pas encore un programme) qui sauvait les données de STAR sur une disquette. Vous savez quoi penser des disquettes, alors vous comprenez que cette méthode est caduque. Si vous y tenez toutefois, vous pouvez télécharger STARSAV ici, ainsi que les utilitaires de compression et de décompression nécessaires.

Sauvegarde de GTI (versions DOS)

Pensez bien à sauver AVANT de sortir le Journal des Tickets Vendus. Cela vous permettra de le corriger au besoin, ou de le réimprimer si vous avez renversé votre café dessus.

Tout comme pour STAR, conformez-vous à la procédure développée pour GFC. Le répertoire à compresser est, oh surprise, c:\GTI.

Néanmoins, le volume des données étant très faible et la périodicité du travail sur le logiciel peu intensive, la sauvegarde par disquette avec mon bricolage est encore envisageable. Vous pouvez donc télécharger mon outil maison GTISAV ici.

La migration de vos applications DOS

En suivant les conseils ci-dessus, vous aurez des sauvegardes pleinement utilisables sur toute machine tournant sous DOS. Quelques détails cependant, en quelques points. Si vous êtes une bille en Z'ordinateurs, montrez-les à votre gourou, ça devrait lui suffire, sinon il m'écrira.

1) Pour bien fonctionner, les applis DOS de l'EN nécessitent qu'on retouche les fichiers de démarrage de la machine. Vous devrez modifier le fichier c:\config.sys de manière à ce que s'y trouvent les lignes suivantes :
files=80
buffers=80
En majuscules ou minuscules ; vous pouvez remplacer les chiffres précédents si les lignes files et buffers existaient. C'est garanti sans danger pour le bon fonctionnement de la machine, si vous ne touchez rien d'autre, et si votre PC ne date pas vertigineusement des années 1980.

2) Les logiciels EN sont appelés par des procédures (fichiers finissant par .bat, présents dans la racine du disque dur, c'est-à-dire c:\). N'hésitez pas, pour une migration, à copier tous les fichiers gnagna.bat qui sont dans votre c:\ et à les mettre dans la nouvelle machine. Attention : ne faites pas cela avec autoexec.bat, c'est le seul auquel vous ne devez pas toucher).

3) Vous devrez avoir sur la nouvelle machine un logiciel pour décompresser (déZIPper) les sauvegardes, sinon vous n'irez pas loin. D'une manière générale, ce type de logiciel est utile à toute machine et devrait se trouver partout, d'où l'intérêt d'en prendre un gratuit comme Iceows.

4) Pour GFC DOS, le logiciel est complet quand vous le déZIPez dans la nouvelle machine. En ayant suivi les trois points précédents, ça devrait marcher immédiatement? Pensez à corriger le type d'imprimante présente dans le logiciel le moment venu, c'est tout.

5) Pour STAR et GTI, les répertoires éponymes ne contiennent que les informations. Les logiciels sont dans le répertoire c:\appli, que vous pouvez aussi ZIPper et dupliquer sur la nouvelle machine ; je vous recommande toutefois de réinstaller proprement la dernière version distribuée par l'EN dans un CD de diffusion aux établissements. Vous devriez trouver les dernières versions sur les sites académiques, par exemple diff.ac-creteil.fr/coraip

Sauvegarde de Mes Documents

Rien de particulier à dire, si ce n'est que dans le cas où vous avez pris le pli de graver de temps en temps un CD avec la comptabilité, profitez-en pour y mettre aussi (il y a largement la place) votre travail sur traitement de texte, tableur ou autre. Naturellement, vous avez énormément intérêt à tout mettre au même endroit (M. Gates nous propose le répertoire Mes Documents, autant utiliser ça), et à organiser rigoureusement le classement. Vous avez droit à 255 caractères pour nommer vos fichiers, profitez-en !

A titre d'exemple, dans mon répertoire de travaux de bureautique, j'ai comme subdivisions :

Affichage (signalétique, dessins, logos)
Courrier (Conseil Général, Rectorat & IA, Familles, Fournisseurs)
Comptabilité (Géné, ordo, régie, bourses & FS, COFI)
Personnel (TOS, CES, EJ, profs, Administratifs)
Mon répertoire perso (avec éventuellement des infos syndicales...)
Voyages (et oui, un répertoire rien que pour ça...)

Vous pouvez aussi en profiter pour sauver le contenu du courriel. Sous Netscape, l'emplacement par défaut des informations à conserver est :
C:\Program Files\Netscape\Users\mail

Je vous conseille de ZIPper le répertoire Mes documents, carrément, ça sera plus facile à manipuler, votre ordinateur patinera moins par la suite. Mettez tout ça sur les CD de sauvegarde que vous faites de temps en temps, vous serez plus tranquille.

Des questions ? Des critiques ? J'attends vos réactions à cette adresse, et j'y répondrai aussi vite que possible !

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