INTENDANCE ZONE
Voici le texte de l'aide incluse dans
RCA.xls,
Registre de Caisse Automatique
Pour utiliser le Registre de Caisse Automatique :
1) Protection du formulaire
Pour permettre une saisie efficace des données de caisse, le formulaire
est protégé. Les cases dans lesquelles vous pouvez intervenir
sont en gris, les cases protégées en blanc. Donc, pour toute intervention
sur l'aspect ou les calculs du formulaires en-dehors des zones que j'ai prévues,
dans le menu Outils sélectionnez l'option Protection, puis
Oter la protection de la feuille. N'oubliez pas de redemander la protection
de la feuille de calcul avant d'enregistrer vos modifications de présentation.
2) Personnalisation de la présentation
Je vous recommande d'insérer le logo et les coordonnées de votre
établissement en haut de la feuille de calcul. En bas, précisez
la qualité (Agent Comptable, régisseur ou caissier) et le nom
de l'agent chargé de la tenue de la caisse.
3) Double caisse Francs-€uros
Le Registre de caisse automatique comprend deux feuilles de calcul différentes
: l'une avec la double caisse Francs-€uros, l'autre qui ne comporte plus
que les seuls €uros. Utilisez celle qui vous est nécessaire ; après
le 17 février 2002 vous pourrez supprimer la feuille de double caisse.
4) Date
Si vous avez besoin d'antidater votre feuille de caisse (cas des intendants
qui travaillent le week-end par exemple), le plus simple est de changer la date
de votre PC (en cliquant dans l'horloge en bas à droite du bureau Window$),
avant d'ouvrir Excel. Autrement, dans la feuille de calcul elle-même,
précisez la date à la main. Pour remettre l'automatisme en route,
insérez la fonction =AUJOURDHUI()
5) Calculs
Simplifiez-vous la vie ! Vous n'êtes pas obligé-e de calculer préalablement
le chiffre de vos encaissements et décaissements du jour : entrez-les
directement dans Excel avec le protocole suivant : J'ai encaissé 5,75
€ puis 2,36 €, puis 0,40 €. Au lieu de préparer à
la calculatrice le résultat de l'addition, je rentre directement dans
le registre la formule suivante : =5,75+2,36+0,4 Le résultat du
calcul s'affiche seul dans la grille, mais le cadre de saisie vous permet de
vérifier ce que vous avez entré. C'est très efficace même
avec de nombreux chiffres à additionner.
6) Présentation de votre registre papier
Pour classer proprement votre registre de caisse, je vous propose plutôt
qu'un dossier suspendu ou une chemise, de relier votre registre. Avec une perfo-relieuse
telle que presque tous les établissements en possèdent, la présentation
du registre sera impeccable. Rouvrir la reliure pour ajouter une feuille ne
pose pas de problème majeur, faites-le toutes les 5 ou 10 feuilles à
ajouter.
7) Faut-il enregistrer le registre à chaque
utilisation ?
Pas forcément. Trois approches sont possibles :
- vous ne l'enregistrez jamais, ainsi votre formulaire demeure vierge et prêt à l'usage
- vous l'enregistrez à chaque usage, mais sous le même nom, en recopiant les données précédentes : présente l'avantage d'avoir sous les yeux les montants de la veille pour les recopier, et le nombre de pièces et de billets pour comparer, ceci sans aller chercher la sortie d'imprimante précédente.
- vous l'enregistrez chaque jour sous un nom différent (ex : caisse_du_17-02-02.xls) de manière à disposer d'archives numériques. Séduisant, mais prendra de la place sur votre disque (et dans vos sauvegardes !). Si vous optez pour cette attitude, il faudra pour le moins que le logo inséré en en-tête soit le plus léger possible !
8) Ergonomie sous Windows
Pour accéder quotidiennement à votre registre de caisse automatique,
cliquez avec le bouton droit sur l'icône du fichier que vous aurez recopié
dans Mes Documents par exemple, demandez Créer un raccourci,
et mettez le raccourci sur le bureau, ou même dans le menu Démarrer.
Dans tous, les cas, pensez bien à imprimer votre travail pour le classer !
Registre automatique de caisse, une idée de Mme Petrescu
Fichier et aide élaborés par Etienne
ANDRE, Saint Denis, le 13/01/2002
Travail offert aux collègues selon l'esprit de la General Public License
ou bien de la Licence Art Libre
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