INTENDANCE ZONE

Voici le texte de l'aide incluse dans RCA.xls,
Registre de Caisse Automatique

Pour utiliser le Registre de Caisse Automatique :

1) Protection du formulaire
Pour permettre une saisie efficace des données de caisse, le formulaire est protégé. Les cases dans lesquelles vous pouvez intervenir sont en gris, les cases protégées en blanc. Donc, pour toute intervention sur l'aspect ou les calculs du formulaires en-dehors des zones que j'ai prévues, dans le menu Outils sélectionnez l'option Protection, puis Oter la protection de la feuille. N'oubliez pas de redemander la protection de la feuille de calcul avant d'enregistrer vos modifications de présentation.

2) Personnalisation de la présentation
Je vous recommande d'insérer le logo et les coordonnées de votre établissement en haut de la feuille de calcul. En bas, précisez la qualité (Agent Comptable, régisseur ou caissier) et le nom de l'agent chargé de la tenue de la caisse.

3) Double caisse Francs-€uros
Le Registre de caisse automatique comprend deux feuilles de calcul différentes : l'une avec la double caisse Francs-€uros, l'autre qui ne comporte plus que les seuls €uros. Utilisez celle qui vous est nécessaire ; après le 17 février 2002 vous pourrez supprimer la feuille de double caisse.

4) Date
Si vous avez besoin d'antidater votre feuille de caisse (cas des intendants qui travaillent le week-end par exemple), le plus simple est de changer la date de votre PC (en cliquant dans l'horloge en bas à droite du bureau Window$), avant d'ouvrir Excel. Autrement, dans la feuille de calcul elle-même, précisez la date à la main. Pour remettre l'automatisme en route, insérez la fonction =AUJOURDHUI()

5) Calculs
Simplifiez-vous la vie ! Vous n'êtes pas obligé-e de calculer préalablement le chiffre de vos encaissements et décaissements du jour : entrez-les directement dans Excel avec le protocole suivant : J'ai encaissé 5,75 € puis 2,36 €, puis 0,40 €. Au lieu de préparer à la calculatrice le résultat de l'addition, je rentre directement dans le registre la formule suivante : =5,75+2,36+0,4 Le résultat du calcul s'affiche seul dans la grille, mais le cadre de saisie vous permet de vérifier ce que vous avez entré. C'est très efficace même avec de nombreux chiffres à additionner.

6) Présentation de votre registre papier
Pour classer proprement votre registre de caisse, je vous propose plutôt qu'un dossier suspendu ou une chemise, de relier votre registre. Avec une perfo-relieuse telle que presque tous les établissements en possèdent, la présentation du registre sera impeccable. Rouvrir la reliure pour ajouter une feuille ne pose pas de problème majeur, faites-le toutes les 5 ou 10 feuilles à ajouter.

7) Faut-il enregistrer le registre à chaque utilisation ?
Pas forcément. Trois approches sont possibles :

- vous ne l'enregistrez jamais, ainsi votre formulaire demeure vierge et prêt à l'usage
- vous l'enregistrez à chaque usage, mais sous le même nom, en recopiant les données précédentes : présente l'avantage d'avoir sous les yeux les montants de la veille pour les recopier, et le nombre de pièces et de billets pour comparer, ceci sans aller chercher la sortie d'imprimante précédente.
- vous l'enregistrez chaque jour sous un nom différent (ex : caisse_du_17-02-02.xls) de manière à disposer d'archives numériques. Séduisant, mais prendra de la place sur votre disque (et dans vos sauvegardes !). Si vous optez pour cette attitude, il faudra pour le moins que le logo inséré en en-tête soit le plus léger possible !

8) Ergonomie sous Windows
Pour accéder quotidiennement à votre registre de caisse automatique, cliquez avec le bouton droit sur l'icône du fichier que vous aurez recopié dans Mes Documents par exemple, demandez Créer un raccourci, et mettez le raccourci sur le bureau, ou même dans le menu Démarrer.

Dans tous, les cas, pensez bien à imprimer votre travail pour le classer !


Registre automatique de caisse, une idée de Mme Petrescu
Fichier et aide élaborés par Etienne ANDRE, Saint Denis, le 13/01/2002
Travail offert aux collègues selon l'esprit de la General Public License ou bien de la Licence Art Libre

Windows et Excel sont des marques déposées de Microsoft Corporation

Retour à l'Intendance Zone